De 10 grootste valkuilen in gebiedscommunicatie

Overheden worstelen regelmatig met gebiedscommunicatie. Vaak worden grootschalige 'inspraak' bijeenkomsten georganiseerd die echter niet tot de gewenste uitkomsten leiden. In dit artikel beschrijf ik tien veel voorkomende, samenhangende valkuilen en ga ik in op hoe het anders kan.

1. Communiceren als ‘ding’

De valkuil die in mijn ogen voortgang het meest frustreert is ‘communiceren als ‘ding’. Men heeft het dan vaak over ‘de’ communicatie, als ware het een ‘ding’ dat van een ‘zender’ naar een ‘ontvanger’ gaat. Uitingen die ik vaak hoor in de praktijk zijn bijvoorbeeld ‘eerst het ontwerp af, dan de communicatie’; ‘Communicatie mag het plan verkopen en geaccepteerd krijgen’; ‘je communiceert over het ontwerp, niet over het proces’ en ‘communiceren is vooral veel praten en ook wat luisteren’. Communiceren is dan niet meer met elkaar praten, maar wordt informeren en overtuigen, het ‘goed overbrengen van ‘de boodschap’, of een smeermiddel om de plannen erdoor te krijgen. Juist deze manier van kijken naar communicatie veroorzaakt onzekerheid en stimuleert geruchtenvorming. Helaas wordt hierop vaak gereageerd met meer van hetzelfde, meer informeren en overtuigen. Dat roept wantrouwen op en een defensieve sfeer. 

2. Gebiedscommunicatie wordt gestart vanuit onwrikbare werkelijkheidsdefinities

Gebiedscommunicatie wordt vaak gestart vanuit gefixeerde en onwrikbare werkelijkheidsdefinities, zoals ‘er komen toch altijd alleen klagers’, ‘ze zullen allemaal wel tegen zijn dus we moeten stevig insteken’. Dus wordt er vervolgens vaak een eenzijdig een stevig dichtgetimmerd plan gepresenteerd, met als doel de ruimte voor discussie en bijstelling zo klein mogelijk te maken. Maar hiermee organiseren de initiatiefnemers van gebiedscommunicatie ook hun eigen weerstand. Ja, en dan krijg je ook alleen klagers!

3. Vastlopen in variëteit in opvattingen

Initiatiefnemers van gebiedscommunicatie stranden vaak in de variëteit in beelden en meningen onder bewoners: iedereen wil iets anders, de argumenten die bewoners aandragen zijn regelmatig conflicterend en het gevolg is een ‘dialoog tussen doven’. Initiatiefnemers concluderen vervolgens vaak dat ‘open in gesprek gaan niet werkt’ en dat we ‘duidelijker moeten sturen, beslissingen moeten gaan nemen’. Maar daarvoor is onder bewoners geen draagvlak en vaak protesteren ze hevig. In reactie schieten initiatiefnemers of overheden door naar de valkuil ‘doorzetten’ hieronder, of experimenteren hernieuwd met meer interactieve vormen van gebiedscommunicatie, waarbij ze opnieuw tegen variëteit in meningen en belangen aanlopen.

4. Doorzetten

Deze valkuil is vaak te zien als wethouders haast hebben en (snel) willen oogsten. Alleen werkt doorzetten een snelle realisatie juist tegen. Bij deze valkuil is de veronderstelling dat een ‘heldere en strakke sturing nodig is’ om de gebiedsplannen er op korte termijn door te krijgen zonder al te veel gedoe. Men kiest dus voor doorvoeren vanuit macht. Vervolgens interpreteren overheidsactoren protest tegen de plannen als ‘de weerstand die er altijd is’, ‘mensen zetten altijd de hakken in het zand’. Maar ook positie-gerelateerde overwegingen spelen een rol bij deze valkuil: ‘We kunnen nu niet terugkrabbelen, dat geeft tijd- en gezichtsverlies', ‘ruimte geven voor andere meningen vertraagt het proces’ en ‘een collaboratieve aanpak werkt hier ook helemaal niet’, en dus is ‘doorzetten de enige optie’. Met als gevolg meer protest en (soms) escalatie, en dus tijdverlies.

5. Niet signaleren van en ingrijpen bij procespatronen 

Ook deze valkuil komt erg vaak voor: begeleiders van gebiedscommunicatie hebben vaak geen idee wat te doen als het proces anders loopt dan van tevoren gepland. Ze zien soms wel dat de discussie op steeds dezelfde punten vastloopt en zich herhaalt, maar ze grijpen niet in, bijvoorbeeld omdat ze niet weten hoe of bang zijn dat het proces escaleert. Maar door niets te doen blijven procespatronen bestaan en komt het gesprek niet verder.

6. Achterkamertjespolitiek!

In deze valkuil zijn beslissingen over het gebied allang binnenskamers genomen door bestuurders, vaak vanuit de gedachte dat ‘alleen een gesprek met mensen die weten waarover ze praten is zinvol’. Er zijn dan hooguit experts uitgenodigd om mee te praten. Het leidt tot een oplossing die weliswaar wordt gedragen door degenen met macht, maar ook tot een eenzijdige oplossing die achteraf 'verkocht' moet worden aan bewoners. Gebiedscommunicatie is dan hooguit nog het wekken van de suggestie dat bewoners mee mogen praten. Dit patroon sluit aan op het patroon ‘communiceren als ding’: communicatie wordt een smeermiddel voor verandering.

7. Heikele thema’s vermijden

Bij deze valkuil gaat men wel in gesprek, maar wordt er om de hete brei heengedraaid, worden heikele thema’s verpakt of vermeden omdat procesbegeleiders ‘het gezellig willen houden’ om spanningen te vermijden. Het gevolg is dat werkelijk lastige vraagstukken niet bespreekbaar worden gemaakt, waardoor mogelijke oplossingen ook niet kunnen worden bediscussieerd. 

8. Institutie vergeten te betrekken

Deze is zelfs onder ervaren procesbegeleiders nog te vinden: er wordt een mooi traject opgestart waarin allerlei gedachten en ideeën worden gedeeld met bewoners en verwachtingen worden gewekt. Maar machtsdragers binnen de overheidsinstitutie worden daarbij niet of onvolledig betrokken, met als gevolg dat deze de gegenereerde ideeën en oplossingen van tafel schuiven —vaak met funeste gevolgen voor de locaal gecreëerde energie—.

9. Blindheid voor eigen sturingsneigingen

Hier zijn organisatoren van gebiedsbijeenkomsten er van overtuigd dat zij sterk interactief en bottum-up handelen wanneer zij een of twee informerende bijeenkomsten organiseren. Maar bewoners ervaren deze bijeenkomsten helemaal niet als bottum-up en klagen dat 'ze het gewoon willen doordrukken'. De organisatoren van de bijeenkomst zien het sturende karakter van de georganiseerde bijeenkomst niet, classificeren de reacties als ‘klaaggedrag’ en gaan niet op zoek naar zinvoller manieren om bijeenkomsten in te richten.

10. Te sterke focus op ‘er kan maar 1 oplossing de beste zijn’

In het laatste patroon is een hechte groep gelijkdenkenden het zo met elkaar eens dat de oplossing die zij hebben ontwikkeld ‘de enig mogelijke oplossing is’, dat alternatieve en wellicht betere oplossingen niet meer worden gezien. De groep kent daarvoor te weinig variëteit en te weinig buitenstaanders met frisse nieuwe ideeën en locale kennis. Vervolgens komt men er bij de uitvoering van de plannen pas achter dat 'het niet werkt' en treden er allerlei onvoorziene problemen op.

Anders denken, anders doen

Laat de reguliere, ingestampte ‘rijtjes’ uit de theorieën die je altijd volgt bij dit soort processen los en probeer naar je ‘boerenverstand’ te luisteren: hoe zou jij het prettig vinden om in gesprek te gaan over de inrichting van jouw woonomgeving? Wat betekent dat dan voor de inrichting er van? Begin van daaruit opnieuw, met een heel andere inrichting. Hier een tiental tips:

1. Ken je dossier, de context, de actoren en belangen. Kijk naar de grotere context waaruit actoren komen, de kansen en bedreigingen die zij ervaren en kijk hoe zij op elkaar reageren. Van daaruit kun je van tevoren inschatten hoe de belangen zijn verdeeld en waar de heikele punten liggen. 

2. Stop al die strijdige belangen niet in één grote zaal bij elkaar; dat lijkt misschien een snelle oplossing maar is vragen om een explosieve situatie; 

3. Word in plaats daarvan relatiemanager: gebruik de opgedane kennis juist om openingen te identificeren en sluit thematisch aan bij locale energie, bij bestaande netwerken en bestaande fora. Intensiveer en manage interacties. 

4. Breng nieuwe inzichten uit verschillende fora en op projectmanagement niveau wederzijds in, zo zorg je doorgaand voor verbinding;

5. Vanuit de voorgaande gedachte: vergeet niet instituties te betrekken en adresseer institutionele barrières;

6. Probeer niet het hele grote probleem in één keer en in één bijeenkomst aan de orde te stellen, maar splits vraagstukken op in subthema’s en organiseer specifieke werkvormen met specifieke deelnemers voor elk van de specifieke subthema’s;

7. Vermijd patronen die je signaleert in interacties niet, maar maak als dat nodig is het proces bespreekbaar en discussieer onderlinge verschillen verder uit; 

8. Wees niet te bang, maar dien de wethouder van repliek als je vreest dat diens ideeën tot problemen zullen leiden;

9. Voer een ‘open deur beleid’ in; omarm je tegenstanders, zorg dat de toegang altijd gegarandeerd is en sluit niemand uit; 

10. Reflecteer op eigen denken en handelen als het toch anders loopt dan je had gehoopt: ‘Wat doe ik, dat zij zo gek doen’.

Meer lezen? Kijk op mijn webpagina over dialoog.